ai đang phải làm thông báo để gửi tặng một danh sách lớn nhân sự trong doanh nghiệp và bạn đang loay hoay lừng chừng làm cố nào sửa chữa cho giải pháp làm thủ công bằng tay rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, buổi tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, các bạn sẽ vẫn bắt buộc làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông tin hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang ý nghĩa chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng công dụng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bạn dạng trong ứng dụng microsoft word nhưng bạn hay sử dụng hàng ngày.Bạn vẫn xem: liên kết dữ liệu trường đoản cú excel lịch sự word dùng mail merge

nội dung bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương pháp trộn ngôn từ văn bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một phương pháp nhanh nhất để giúp bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải tiến hành một cách thủ công bằng tay như được trình diễn ở trên.

Bạn đang xem: Liên kết word với excel

Trộn thư (Mail Merge) là khả năng hữu ích vào Microsoft Word, tuấn kiệt này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán điển hình nổi bật được giới thiệu ở đấy là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.

như vậy để tiến hành trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích mục đích tạo nên thông báo cho toàn cục nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ theo từng bước một sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự cùng file câu chữ thông báo

vì vậy để xử lý bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một file word chứa cấu trúc và câu chữ của thông tin trả chậm trễ lương, file còn lại chứa list của toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp mà các bạn cần tạo ra và gửi mang lại họ được lưu trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi chủng loại hai file này theo hình dưới đây:


*

Hình 1: mẫu mã file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty


*

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang lại nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, các bạn cần bảo đảm an toàn file excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp đã được đóng, khi đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông báo ra cùng kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.


*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản

Ở bước này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ theo thiết bị tự như hình minh họa bên dưới.


*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa list nhân viên

tiếp sau bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel list nhân viên công ty bạn, vào trường thích hợp này Uy để ngoài screen nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel đựng danh sách nhân viên (7) => lựa chọn Open. Triển khai như hình dưới.


*

Hình 5: Chọn tệp tin Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)


Hình 6: lựa chọn File Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng buộc phải lấy dữ liệu để chèn vào file word ngôn từ thông báo 

Ở bước này, bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần gửi vào tệp tin Word nhưng mà thôi.

Xem thêm: Cách Đặt Vé Tàu Online, Mua Vé Tàu Trực Tuyến Trên Điện Thoại,Máy Tính

Trong hành lang cửa số mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào những ô ứng với sản phẩm tự 11, 12 để hủy chọn do 2 dòng này đựng tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà chưa phải là tài liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy ban đầu từ số sản phẩm tự 1, chúng ta xem tựa như như hình mặt dưới.

 

Hình 7: Chọn các dòng nên lấy tài liệu để chèn vào file word văn bản thông báo

Bạn để ý các thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số lắp thêm tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở mẫu vẽ trên – những cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, vắt thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để tại bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào file word trường đoản cú tên các trường tài liệu này.

sau thời điểm thực hiện nay xong, các bạn chọn Ok để hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào câu chữ file word

Ở cách này, bạn đặt nhỏ trỏ loài chuột vào vị trí bắt buộc chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong vấn đề này Uy thực hiện tuần trường đoản cú như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số trang bị tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây đó là cột Họ với tên);

+ Làm giống như cho vấn đề chèn Lý bởi trả đủng đỉnh lương vào trước từ “Nêu tại sao chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn tiến hành tương tự như hình dưới:


Hình 8: Chèn trường tài liệu vào câu chữ file word

6. Cách 6: Hiển thị công dụng và di chuyển giữa những nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị công dụng trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm cho ở công việc trên, chúng ta kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để dịch chuyển giữa các nhân viên các bạn kích chuột vào biểu tượng có số sản phẩm công nghệ tự 21, 22 như hình dưới.


Đến đây bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – mật khẩu giải nén: khanhhoatrip.com

bạn hãy theo dõi liên tiếp các nội dung bài viết trên khanhhoatrip.com để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn phương thức trộn văn bản và gửi đến cho nhân viên qua đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng cùng phát đến nhân viên.